Anda pasti sering mendengar istilah proyek dalam kehidupan sehari-hari. Namun, seringkali proyek yang dimaksud adalah proyek pembangunan atau konstruksi. Padahal, arti proyek sangatlah luas. Bahkan, proyek menjadi hal yang sangat penting dalam pengembangan sebuah bisnis.
Dalam melaksanakan sebuah proyek, apalagi dalam skala yang sangat besar, contohnya seperti pembangunan sebuah jalan tol, akan ada keterlibatan banyak pihak di dalamnya. Hal ini dikarenakan pembangunan tersebut akan mempengaruhi berbagai aktivitas yang ada di sekitar tempat pembangunan jalan tol.
Artikel kali ini akan membahas seluk beluk mengenai proyek mulai dari pengertiannya, tujuannya dalam sebuah bisnis, jenis-jenisnya, pengelolaannya, hingga pihak-pihak yang berkepentingan di dalamnya.
Pengertian proyek
Menurut wikipedia, proyek merupakan sebuah usaha kolaboratif yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu dalam jangka waktu yang telah ditentukan atau bersifat sementara. Proyek adalah suatu usaha yang terarah pada suatu sasaran yang spesifik untuk mencapai tujuan tertentu serta harus diselesaikan dalam kurun waktu tertentu dengan menggunakan sumber daya yang terbatas.
Menurut Juran, proyek juga ditujukan untuk memecahkan masalah. Proyek terdiri dari rangkaian kegiatan yang saling terkait satu sama lain. Kegiatan proyek dapat dilihat, diukur, dievaluasi serta memiliki dampak positif maupun negatif. Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek pun berubah-ubah. Kegiatan proyek harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang sudah ditentukan, kegiatannya bermacam-macam dan sering kali memerlukan peranan dari berbagai disiplin keilmuan.
Dalam penggunaannya, istilah proyek memiliki beragam definisi. Ketika Anda sekolah atau kuliah, tugas-tugas dan penelitian yang Anda kerjakan dapat disebut sebagai sebuah proyek, karena seringkali tugas tersebut dikerjakan dalam kelompok dan memiliki deadline. Dalam dunia konstruksi, ruang lingkup proyek ditentukan dalam kontrak antara pemilik dan pihak penyelenggara konstruksi.
Pentingnya proyek dalam bisnis
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, sebuah perusahaan mengadakan proyek untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek ini lah yang menjadi alat untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Tidak semua upaya dalam mencapai tujuan harus dilaksanakan secara terus-menerus, karena keterbatasan sumber daya yang perusahaan miliki.
Ruang lingkup proyek
Setelah mengetahui definisi proyek dan pentingnya hal tersebut dalam sebuah bisnis, hal penting yang perlu diketahui terkait proyek adalah ruang lingkupnya.
Menurut Schwalbe, proyek memiliki batasan-batasan yang perlu menjadi perhatian utama, mengacu pada terbatasnya sumber daya yang perusahaan miliki. Oleh sebab itu, seorang manajer proyek harus memperhatikan beberapa hal di bawah ini:
- Scope atau ruang lingkup
Ruang lingkup proyek membahas jenis dan batasan pekerjaan yang akan dilakukan di dalam proyek dan juga produk atau jasa yang ingin dihasilkan dalam sebuah proyek.
Project scope perlu menjadi perhatian utama dalam suatu proyek sejak awal, karena hal ini akan berdampak pada faktor atau komponen proyek lainnya, terutama faktor yang menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin besar ruang lingkup suatu proyek, semakin bertambah pula waktu pengerjaannya, dan semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan.
- Time atau Waktu
Waktu merupakan salah satu komponen yang menjadi salah satu target utama yang perlu diperhatikan dalam sebuah proyek. Komponen waktu dalam proyek menentukan lamanya waktu pengerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Komponen waktu sangat penting terutama pada saat-saat yang krusial, bahkan suatu proyek terkadang dipaksa untuk selesai dalam jangka waktu tertentu, walaupun biaya yang dikeluarkan menjadi cukup besar.
- Cost atau Biaya
Cost atau biaya merupakan salah satu faktor terpenting dalam sebuah proyek. Faktor ini menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan pemilik proyek untuk menjalankan sebuah proyek. Faktor biaya sangat dipengaruhi oleh dua faktor sebelumnya, yakni ruang lingkup dan waktu.
Manajemen proyek
Manajemen Proyek adalah serangkaian proses yang berguna untuk memastikan bahwa aktivitas proyek dapat diselesaikan hingga mencapai kesuksesan. Serangkaian proses tersebut sama halnya seperti fungsi-fungsi manajemen pada umumnya, yakni perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan serta pengawasan keberjalanan sebuah proyek.
Sebelumnya telah disinggung bahwa terbatasnya sumber daya yang dimiliki perusahaan mengharuskan manajemen proyek yang ketat. Namun, seringkali perusahaan mengalami kesulitan dalam mengelola sumber daya proyek dan menganalisis tugas-tugas yang ada di dalam proyek, serta terkendala dalam mengatur tim proyek, timeline kerja, dan anggaran proyek dengan efektif.
Namun, jangan khawatir. Masalah-masalah tersebut dapat diminimalisir dengan menggunakan sistem manajemen proyek. Sistem ini dapat berupa platform komunikasi ataupun software yang memudahkan pembagian tugas dan pengelolaan sumber daya yang dimiliki, sehingga meningkatkan ketepatan waktu dan biaya penyelesaian proyek.
Studi kelayakan proyek
Studi kelayakan proyek adalah studi yang dilakukan untuk menilai proyek yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang. Penilaian ini bertujuan untuk menghasilkan rekomendasi apakah sebaiknya proyek tersebut layak untuk dikerjakan atau sebaiknya ditunda terlebih dulu. Mengingat masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, maka studi kelayakan yang dilakukan akan melibatkan berbagai aspek dan membutuhkan pertimbangan-pertimbangan tertentu untuk memutuskannya. Hal ini menunjukkan bahwa dalam melakukan studi kelayakan, akan terlibat banyak pihak yang akan tergabung dalam tim gabungan dari berbagai ahli sesuai dengan bidangnya masing- masing seperti ekonom, ahli hukum, psikolog, akuntan, perekayasa teknologi, dan sebagainya.
Jika proyek yang dilakukan merupakan proyek investasi yang berorientasi laba, maka studi kelayakan proyek bertujuan untuk menilai layak tidaknya proyek investasi yang dilakukan, apakah proyek tersebut dapat memberikan keuntungan secara ekonomis atau tidak.
Tetapi, jika proyek tersebut merupakan proyek yang tidak berorientasi untuk menghasilkan keuntungan secara ekonomis, maka studi kelayakan proyek hanya bertujuan untuk menilai layak atau tidaknya proyek tersebut dikerjakan tanpa mempertimbangkan keuntungan ekonomisnya.
Pihak yang berkepentingan (stakeholder) di dalam proyek
Setelah mengetahui seluk beluk proyek, perlu pula untuk mengetahui pihak-pihak yang berkepentingan atau biasa disebut dengan stakeholder dalam sebuah proyek. Stakeholder bisa jadi penentu apakah proyek dapat berjalan atau tidak.
Stakeholder proyek merupakan pihak-pihak yang dapat berbentuk individu, kelompok, maupun organisasi yang mungkin dapat memengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktivitas, dan hasil dari suatu proyek. Sebelum proyek dimulai, pemilik proyek perlu mengetahui siapa saja stakeholder di dalam proyek agar proyek dapat berjalan bebas hambatan.
Contoh stakeholder dalam proyek
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, stakeholder proyek adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek. Berikut adalah pihak-pihak yang termasuk dalam stakeholder proyek:
- Sponsor proyek
Sponsor proyek merupakan seseorang atau kelompok yang menyediakan pendanaan untuk pelaksanaan proyek baik dalam bentuk tunai maupun dalam bentuk lainnya.
- Customer / user
Pelanggan atau pengguna merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari pelaksanaan proyek. Contohnya, jika proyek yang dijalankan berupa pembangunan gedung kantor, maka costumer-nya adalah pihak pembeli gedung kantor.
- Pemasok
Pemasok merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Contohnya adalah kontraktor, distributor, serta pemasok, baik pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.
- Business Partners
Mitra bisnis dalam proyek merupakan pihak yang memiliki kepentingan bisnis dengan adanya proyek terkait ketika proyek berjalan. Misalnya, jika proyek yang dijalankan adalah terminal bandara, maka business partners yang berkepentingan di dalamnya antara lain pihak airlines, pemasok bahan bakar pesawat, pemasok makanan, dan penyedia layanan komunikasi.
- Project manager
Manajer proyek merupakan salah satu pihak yang paling penting dalam keberjalanan proyek, karena ialah yang mengatur dan mengelola seluruh keberjalanan proyek. Sponsor proyek dapat menunjuk manajer proyek sebagai komando dalam pelaksanaan proyeknya.
- Functional manager
Manajer fungsional merupakan pimpinan dalam lini manajer yang terkait dengan pelaksanaan proyek yang berfungsi sebagai pendukung. Contohnya adalah manajer keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dan sebagainya.
- Project team
Tim proyek terdiri dari individu-individu yang menjadi karyawan atas organisasi proyek. Seperti staf kontraktor, staf konsultan, staf yang mengerjakan tugas proyek, dan lain-lain.
- Staff pendukung
Staf pendukung dapat berupa ahli (expert). Mereka merupakan pihak yang dianggap ahli dan memiliki peran terhadap pelaksanaan proyek. Contoh staf pendukung di dalam proyek adalah ahli kontrak, ahli struktur, ahli marketing, dan sebagainya.
- Konsultan
Merupakan pihak yang memiliki peran dalam membantu pemilik proyek untuk melakukan perencanaan, pengawasan, serta pengendalian proyek.
- Pemerintah pusat dan setempat
Pemerintah yang menjadi stakeholder dalam proyek merupakan pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan proyek. Pemerintah pusat yang biasanya terlibat dalam proyek contohnya seperti Kementerian PU, Kementerian Perhubungan, Lembaga Auditor, dan sebagainya. Sedangkan, pemerintah setempat yang dapat terlibat dalam proyek antara lain Kelurahan, Kecamatan, Pemerintah Kabupaten, hingga Pemerintah Provinsi.
- Institusi keuangan
Pihak ini merupakan pihak yang terkait dalam proses pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan lainnya.
- Organizational groups
Stakeholder proyek yang satu ini merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi yang terkait dengan proyek. Misalnya Lembaga Swadaya Masyarakat atau NGO.
- Lingkungan sekitar proyek
Terutama dalam proyek pembangunan, lingkungan di sekitar proyek menjadi perhatian penting bagi pemilik proyek. Masyarakat yang berada di lingkungan sekitar proyek menjadi pihak yang berkepentingan dalam proyek. Masyarakat tersebut dapat berupa individu, kelompok, maupun perusahaan di sekitar proyek.
Dampak negatif jika gagal mengelola stakeholder
Kegagalan dalam mengelola stakeholder dapat menyebabkan dampak buruk terhadap kinerja proyek seperti:
- Keterlambatan penyelesaian proyek atau pelaksanaan tugas proyek akibat pengambilan keputusan dengan waktu yang lama.
- Peningkatan biaya karena hambatan stakeholder terhadap persetujuan langkah untuk mengatasi risiko proyek.
- Tingginya konflik yang tidak teratasi.
- Penghentian proyek.
Peran project manager dalam mengelola stakeholder
Project manager berperan dalam mengelola dampak yang ditimbulkan dari persyaratan yang ditetapkan oleh stakeholder agar proyek yang dijalankan dapat berhasil. Ada pula waktu di mana manajer proyek harus bisa menyeimbangkan antara harapan dan kebutuhan stakeholder, karena hal tersebut merupakan salah satu hal yang krusial bagi kesuksesan sebuah proyek.
Tugas penting project manager yang satu ini kadang menjadi sulit untuk dilakukan karena sering kali stakeholder proyek memiliki pandangan yang berbeda. Bahkan, tak jarang terjadi konflik antara stakeholder dan perusahaan. Akibat hal tersebut, manajer proyek pun bertambah tanggung jawabnya, yakni mereka harus bisa menyeimbangkan perbedaan dan konflik tersebut.
Peran manajer proyek pun sangat penting sekaligus berat untuk dilakukan, sehingga diperlukan kerja sama antara tim proyek dan pimpinan fungsional agar proyek dapat berjalan dengan lancar.
Teknik Analisis Stakeholder untuk Kepentingan Proyek
Analisis stakeholder merupakan proses yang dilakukan untuk mengetahui siapa saja yang menjadi pemangku kepentingan dalam sebuah proyek dan bagaimana peran mereka masing-masing dalam sebuah proyek.
Tahapan dalam melakukan analisis stakeholder antara lain:
- Identifikasi semua stakeholder serta informasi yang terkait dengan mereka. Contohnya seperti peran, departemen, kepentingan, pengetahuan, harapan, dan tingkat pengaruh.
- Analisis potensi dampak atau dukungan pada masing-masing stakeholder yang telah diidentifikasi. Potensi tersebut dapat dikembangkan dan diklasifikasikan untuk pengembangan strategi pengelolaan stakeholder.
Menilai bagaimana stakeholder utama bereaksi atau merespon pada berbagai situasi agar dapat direncanakan cara bagaimana mempengaruhi mereka agar dukungan mereka dapat meningkat. Direncanakan pula cara untuk mengantisipasi dampak negatif yang mungkin muncul.
Leave a Reply